Offline arbeid og lagring av dokumenter: Hva er beste praksis?

Økt risiko ved offline arbeid lokalt på PC

De fleste av oss har opplevd at et viktig dokument man har lagt ned tid og ressurser på, "forsvinner" fra PC-en. Problemet oppstår gjerne om man jobber offline over tid,  lagrer dokumentet lokalt på PC-en (for eksempel på maskinens desktop/skrivebord), og heller ikke har tatt annen backup (for eksempel på minnepinne).

Problemene kan være mange og uforutsette:

• Nettbrudd oppstår mens du arbeider på dokumentet
  (noen snubler i ledningen, strømbrudd e.l.)
• PC-en får problemer/kobler ut
  (det oppstår en maskinvarefeil, noen søler på PC-en, den mistes i gulvet på flyplassen e.l.)
• Synkroniseringsproblemer oppstår når du igjen er koblet til kontoret
  

Hvor bør filer og dokumenter lagres?

Hele ditt hjemmeområde (H:\Mine dokumenter for de fleste brukere) og fellesområde(r) (G:\ for de fleste brukere) blir sikkerhetskopiert av din IT-avdeling daglig. Dette gir deg mulighet til å få tilbake filer dersom PC-en din havarerer, blir stjålet eller du sletter filer ved et uhell.

Det er imidlertid ikke trygt nok å jobbe over lengre tid offline, lokalt på PC. Intility sikkerhetskopierer ikke data lagret på lokal disk (C:). Alle filer og dokumenter på skrivebordet på maskinen, samt installerte programmer og operativsystemet (Windows) er plassert på lokal disk (C:). Hvis noe uventet skulle skje med maskinen (tyveri, harddiskkrasj e.l.), vil data lagret lokalt på PC være tapt.

Synkronisering og ekstra backup

Når du har jobbet på egne filer i frakoblet modus, skal PC-er med Windows automatisk synkronisere mot ditt hjemmeområde når du igjen er tilknyttet kontoret. Nye eller oppdaterte filer kopieres da over fra bærbar PC til hjemmeområdet, eller omvendt. Har du filer i to ulike versjoner lokalt på PC og på server, blir du spurt om hvilken du vil beholde (eventuelt begge).

Microsoft garanterer imidlertid ikke at synkroniseringsfunksjonen fungerer godt nok til at man kan stole på den 100 %. Intility anbefaler alltid annen backup i tillegg til offline lagring og synkronisering. Du kan sikkerhetskopiere din filer på ulike måter:

• Synkronisere over VPN med jevne mellomrom
• Lagre data på USB-stick (minnepinne) i tillegg til offline lagring, lokalt på PC
• Sende dokumentet eller dataene til seg selv per e-post
  

Bør alle dokumenter lagres på H:\Mine dokumenter?

For de fleste av Intilitys kunder er mappen Mine dokumenter / My Documents på hjemmeområdet satt opp til å synkronisere mappens innhold til din lokale maskin. Det betyr at filer du lagrer på dette området er tilgjengelige også når du ikke er tilkoblet nettverket. Det er viktig å være kritisk til hva du lagrer i Mine dokumenter. Husk at dess flere filer du lagrer her, desto lenger tid vil det ta å synkronisere når du igjen er tilknyttet kontoret.

Intility anbefaler å bruke denne mappen kun for dokumenter og filer du må ha tilgjengelig utenfor nettverket, men som du samtidig ønsker å sikre med backup. Dokumenter og filer du bare bruker på jobb, trenger du ikke å ha lokal kopi av. Slike filer bør derfor lagres andre steder på server, for eksempel i en annen mappe du oppretter på hjemmeområdet (H:).

Gjenoppretting når uhellet er ute

Alle kunder av Intility er altså selv ansvarlig for data som kun er lagret lokalt på PC, dvs på (C:), offline på Mine dokumenter eller på PC-ens skrivebord/desktop.

Intility vil alltid være behjelpelig med å gjenopprette dokumenter for kunder som havner i situasjoner beskrevet overfor, men kan ikke garantere for gjenopprettingen.

Ta kontakt med din IT-avdeling hvis du har problemer i forhold til synkronisering eller lagrede dokumenter!

Intility Servicedesk: support@intility.no, telefon +47 24 10 34 00

Huskeregler:

• Ikke lagre viktige dokumenter kun lokalt på PC (C:), da dette området ikke blir sikkerhetskopiert av din IT-avdeling
• Ta ekstra backup av viktige filer i tillegg til offline lagring og synkronisering
• Vær kritisk til hva du lagrer på Mine dokumenter i forhold til hvilke dokumenter du trenger når du jobber i frakoblet modus
• Musikk, bilder og filmfiler tar gjerne stor plass og bør ikke lagres under Mine dokumenter